Buchungsanfrage beantworten

Wie aus Anfragen Buchungen werden: Interessenten richtig antworten

Folgende zwei Sätze hören wir von Hochzeitsdienstleistern immer und immer wieder:

  • Ich bekomme so viele Anfragen, aber wenn ich das Angebot rausschicke, kommt nichts zurück!
  • Die Brautpaare wollen beim Erstkontakt nur den Preis wissen!

Kommt dir das bekannt vor? Aus diesen Beschwerden klingt meistens die Enttäuschung heraus, dass aus den Anfragen nicht genügend Buchungen entstehen. Warum das so ist, hat einen Grund.

Warum bleiben so viele Angebote erfolglos?

Eine Studie von Tobin Poppenberg von Bridemagnet unter Hochzeitsfotografen hat ergeben:

  • 25% der Fotografen schaffen es nicht, innerhalb von 24 Stunden auf eine Anfrage zu antworten.
  • 57% haben keinerlei Information darüber gegeben, wie sie sich von den anderen Hochzeitsfotografen unterscheiden.
  • Und das Schlimmste: Nur 1 von 5 hat noch einmal beim Brautpaar nachgehakt!

Und in genau diesen drei Ergebnissen liegt der Knackpunkt! Wir erwarten viel zu oft von unseren Kunden, dass diese bei uns anfragen, weil sie genau uns wollen. Wir wollen, dass die Anfrage kommt, weil der Kunde weiß, dass wir das beste Catering, die beste Deko oder die schönsten Fotos anbieten.

Aber mal ganz ehrlich: Das Brautpaar kennt dich wahrscheinlich noch nicht. Selbst wenn das Brautpaar durch eine Empfehlung kam oder dich sogar auf einer Hochzeit erlebt hat, haben die beiden wahrscheinlich noch nie mit dir gesprochen. Sie haben nie erlebt, wie du tickst. Sie haben nie erlebt, was dich so besonders macht.

Wie ticken eigentlich Brautpaare?

Hochzeitsbudget

© Rob – Fotolia

Versetze dich mal in die Situation eines Brautpaars, das nichts mit der Hochzeitsbranche zu tun hat. Vielen ist nicht klar, was gute Dienstleistungen wie einen Partyservice, eine Hochzeitsfotografin oder ein Brautmodengeschäft wirklich ausmachen.

Die meisten haben kein Verständnis dafür, warum der Hochzeitsredner für zwei Stunden 800€ verlangt oder warum der Fotograf 1.800€ für einen einzigen Tag bekommt. Und wer als Angestellter arbeitet und 15€/Stunde verdient, für den erscheint das auch völlig absurd.

Sehr oft wissen Brautpaare selbst nicht genau, was sie wollen oder was sie wollen sollten. Sie holen sich die Tipps von ehemaligen Bräuten, lesen sich durch die Hochzeitsportale und Blogs. Aber oft werden die Feinheiten, die guten Service ausmachen, nicht wirklich erkannt.

Und jetzt will die Braut von dir ein Angebot, ohne dass sie dich wirklich kennt. Wie reagierst du darauf?

So reagierst du richtig auf Buchungsanfragen

Du kannst auf verschiedene Arten auf eine Mailanfrage reagieren. Folgende zwei Beispiele sind die Extremfälle, wie so eine Antwort aussehen kann. Variante 1 macht von euch sicherlich keiner, aber ich hab gehört, solche Fälle soll es geben 😉

Variante 1:

  • Für deine Antwort lässt du dir etwas Zeit, weil noch etwas Wichtiges dazwischen gekommen ist und du deine Angebote immer gerne donnerstags schreibst.
  • Du schreibst, dass du Zeit hast und was deine Dienstleistung kostet.

Variante 2:

  • Du realisierst, dass das Brautpaar bestimmt gespannt auf deine Antwort wartet und sicherlich auch bei deinen Mitbewerbern angefragt hat. Deswegen antwortest du, sobald du die Mail gelesen hast. Falls das meist länger als 6 bis 8 Stunden dauert, hast du eine automatische Antwort eingerichtet, dass die Mail ankam und bald bearbeitet wird.
  • Du gehst genau auf die Fragen des Brautpaars ein und beantwortest alles so gut du kannst.
  • Du erwähnst, warum du anders bist und warum deine Dienstleistung von deinen bisherigen Kunden so sehr geliebt wird.
  • Wenn deine Leistungen online zu sehen sind, z.B. auf deiner Webseite oder auf Youtube, dann schickst du die Links dazu mit.
  • Du bietest ein kostenloses Kennenlerngespräch an, da jede Hochzeit individuell ist und du gerne wissen möchtest, was dem Brautpaar wichtig ist. Du bietest an, zu dem Termin noch mehr Beispiele von deinen bisherigen Hochzeiten mitzubringen, damit das Brautpaar sich auch wirklich von deiner Leistung überzeugen kann.
  • Du schreibst in deinem persönlichen Stil. Kein geschwollenes Schriftdeutsch. Schreibe so, wie du bist. Wenn möglich, packe etwas Humor rein.
  • Du prüfst deine Mail auf Rechtschreibfehler.
  • Du stellst zum Schluss eine einfache Rückfrage, die von dem Brautpaar schnell beantwortet werden kann, damit der Kontakt aufrecht erhalten wird.
Hochzeitsrecherche

© Depositphotos.com/tonodiaz

Die wenigsten Dienstleister schicken wirklich nur die Preisliste und das auch noch erst nach einer Woche. Aber wie viele nehmen sich wirklich die Zeit, ein gutes, passendes Angebot zu schreiben?

Der Zeitaufwand lässt sich leicht verringern!

Um den Zeitaufwand zu reduzieren, kannst du dir Vorlagen für deine E-Mails ausarbeiten, die du dann nur noch mit den Informationen des Kunden anreichern musst. Achte dabei aber darauf, dass die Vorlage nicht zu allgemein ist, sondern wirklich genug Spielraum lässt, um auf den einzelnen Kunden einzugehen.

Wenn du dich für Variante 2 entscheidest, wirst du sicherlich einen deutlichen Unterschied in deiner Buchungsrate erkennen. Doch selbst wenn du all das machst, gibt es immer noch etwas, wie du deine Buchungsrate nochmal deutlich nach oben schrauben kannst.

Follow Up: Wie du deine Buchungsrate verdoppeln kannst!

Weil du diesen Kunden gerne gewinnen möchtest, entscheidest du dich sogar für Variante 3.

Die funktioniert genau wie Variante 2 mit dem einzigen Unterschied, dass du dich selbst noch einmal beim Brautpaar meldest, wenn keine Rückmeldung kommt.

Um zu verstehen, warum das sinnvoll ist, versetze dich nochmal in die Situation einer Braut oder eines Bräutigams:

Follow-Up

© Depositphotos.com/Maridav

Du planst gerade die größte Party deines Lebens. Aber nebenbei hast du noch einen Vollzeitjob, bei dem es gerade richtig stressig ist. Deine Mutter will, dass du den Hochzeitstermin verschiebst, weil deine Patentante Marta da schon den Urlaub gebucht hat. Und dazu kommt noch, dass deine Nachbarn Stress machen, weil dein Fahrrad schon wieder im Hausgang stand. Und dabei hast du nicht mal ein Fahrrad.

In so einer Situation kann eine Mail schon mal untergehen oder einfach vergessen werden.

Stell dir vor, wie dankbar die Braut sein wird…

Stell dir vor, wie dankbar eine Braut sein wird, wenn du nochmal nett nachfragst, ob sie noch irgendwelche Informationen braucht oder ob du sonst irgendwie helfen kannst. Ganz nebenbei schickst du ihr noch einen Link zu einer tollen Idee für die Hochzeit, die du letztens gelesen hast. Oder empfiehlst ihr einen Dienstleister, mit dem du sehr gute Erfahrungen gemacht hast.

Und wenn dann immer noch nichts kommt, hakst du in ein paar Wochen noch einmal nach und fragst, ob du den Termin noch freihalten sollst oder ob sie sich schon entschieden haben.

Ich denke, es ist offensichtlich, welche Variante hier die höhere Erfolgswahrscheinlichkeit hat.

Perfektioniere dein Follow Up

Weitere Ideen, wie dein Follow Up persönlicher und effektiver werden kann:

  • Ist bei der Anfrage eine Telefonnummer angegeben, dann rufe auch an. Denn wenn die Nummer angegeben ist, dann wird auch ein Anruf erwartet. Sonst würde das Brautpaar die Nummer ja nicht angeben.
  • Ist die Nummer eine Handynummer, dann schau doch nach, ob die Person bei WhatsApp ist. Nichts geht einfacher und unkomplizierter, als ein kurzer Follow Up per WhatsApp.
  • Wenn du nicht gerne unangekündigt anrufst, kannst du auch über WhatsApp kurz vorher nachfragen, ob du kurz anrufen darfst.
  • Manche Brautpaare geben als E-Mail-Adresse eine spezielle E-Mail-Adresse für die Hochzeit an (z.B. TinaundMartin2017@gmail.com). Hat das Angebot aber nur Tina geschrieben, dann spreche trotzdem beide in deiner Mail mit Namen an.
  • Ist es sogar eine E-Mail-Adresse zu einer Hochzeitswebseite z.B. (ja@tinaundmartin2017.de), dann schau dir die Webseite an und erfahre so viel über das Brautpaar wie möglich, damit du dein Angebot auch personalisieren kannst.

Kurz gesagt: Je persönlicher und häufiger dein Kontakt zum Brautpaar ist und je mehr Besonderheiten du auch von dir einbringst, umso deutlicher stichst du aus der „Masse“ der angefragten Dienstleister heraus.

Damit ist ein Kennenlerngespräch oder sogar eine Buchung – auch wenn dein Angebot nicht das Günstigste war – sehr viel wahrscheinlicher!

Kennenlerngespräch

© contrastwerkstatt – Fotolia

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Geschrieben von Raffael

Als Gründer von Hochzeitsportal24 ist Raffael Schulz seit 2007 in der Hochzeitsbranche zu Hause. Davor hat er International Business mit Schwerpunkt Marketing studiert und diese beiden Bereiche in Weddian geschickt verknüpft. Mit viel Freude teilt er Marketing-Tipps mit euch und kombiniert dabei unterhaltsam Fachwissen mit Beispielen aus der Praxis. Für Wortwitze - ob gut oder schlecht - ist der begeisterte American Football Spieler immer zu haben.

    4 Gedanken zu „Wie aus Anfragen Buchungen werden: Interessenten richtig antworten

    1. Ein sehr schön geschriebener Artikel, dem ich nur zustimmen kann. Es ist wirklich wichtig, einen persönlichen Umgang mit den Interessenten zu pflegen, denn jeder Kunde ist unterschiedlich und es möchte kein Kunde sich so fühlen, als wenn man seine Angebote alle gleich raus schickt. Wir nehmen uns viel Zeit für unsere individuellen Angebote und gehen genau auf die Wünsche und Fragen unserer Kunden ein. Ich finde es persönlich nicht schön wenn man einen Autoresponder eingestellt hat, der die Kunden erst einmal informiert, das ihre Anfrage angekommen ist. Schon das würde mir als Kunden zeigen, dass ein maschinelles System im Hintergrund läuft.

      • Das stimmt, ein Autoresponder macht hauptsächlich dann Sinn, wenn man weiß, dass die durchschnittliche Reaktionszeit etwas länger ist. Gerade Anfänger im Markt sind ja oft nur nebenberuflich als Hochzeitsdienstleister tätig und da kann eine Antwort dann schonmal etwas länger dauern.
        Wenn man Autoresponder nutzt, dann sollten die nicht nur sagen „Deine Mail kam an, wir melden uns“ sondern darf gerne auch schon etwas persönlicher sein. Ein gutes (englisches) Beispiel ist Tobin Poppenberg von http://bridemagnet.com/.

    2. Sehr guter Bericht, vor allem für Einsteiger eine riesen Hilfe! Für mich war es interessant zu lesen, dass ich bisher wohl alles richtig gemacht habe ohne es 100% zu wissen 😀 Man kennt es ja selbst, wenn man an etwas interessiert ist und eine Anfrage stellt, wünscht man sich schnellst möglich eine Rückmeldung und am besten nicht nur mit groben Informationen die man eventuell schon vorher auf der Internetseite des Dienstleisters gefunden hat.

      Viele Grüße aus Wuppertal
      Malte

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